Instrukcja Prowadzenia Ksiąg we Wspólnocie - Wstęp

  

WSTĘP

 

Celem instrukcji jest podanie wskazówek i rad osobom odpowiedzialnym za księgi wspólnotowe oraz w miarę możliwości ujednolicenie ich prowadzenia. Mamy nadzieję, że podane tu wytyczne – wraz z propozycją nabycia zeszytów w twardej oprawie – zaoferują potrzebną w tym względzie pomoc.

Zgodnie z zapisem Statutu „do ksiąg prowadzonych w każdej wspólnocie lokalnej należa: księga członków świeckiego Zakonu,księga protokołów ze spotkań, kronika oraz księga finansowa” (§ 21, punkt 1, str. 57). Zostały tam wymienione zasadniczo cztery księgi. Biorąc jednak pod uwagę, że spotkania Rady Wspólnoty, miesięczne spotkania całej Wspólnoty oraz spotkania formacyjne mają nieco odrębny charakter i są protokołowane przez różne osoby, proponujemy rozbicie Księgi protokołów ze spotkań na trzy odrębne księgi. Nazwiemy je: Księgą protokołów Rady Wspólnoty, Księgą spotkań Wspólnoty i Księgą spotkań formacyjnych. Są one ponownie wymienione poniżej.

Poszczególne księgi Wspólnoty to zeszyty o ustalonym i jednakowym formacie (ewentualnie oprócz Kroniki). Wydaje się, że najbardziej poręcznym formatem jest format B 5 (17,6 x 25,0 cm), który Wam proponujemy. Zeszyty takie – w twardej oprawie z obrazem Matki Bożej szkaplerznej (mal. Karmelitanka Bosa z Koszyc), liczące 160 stronnic, w linie lub w kratkę – można nabyć w sekretariacie w Krakowie.

Każda z ksiąg powinna być starannie zatytułowana. Pełny tytuł księgi umieszczamy na tzw. stronie tytułowej, zazwyczaj trzeciej (patrz załącznik nr 1). Natomiast na okładce księgi możemy podać tytuł księgi w formie skróconej (załącznik nr 2). Kolejne stronnice księgi winny być ponumerowane.

Zakładając nową księgę, należy pamiętać o stosownym zapisie na ostatniej zapisanej stronie starej księgi (np: „Ciąg dalszy, patrz tom II”). I stronie tytułowej nowej księgi („tom II”). Wskazane też jest podanie nazwisk osób prowadzących zapisy. Taką adnotację można umieścić w chwili przejmowania prowadzenia księgi ( w tekście) lub zamieścić ją na samym końcu księgi w formie listy („Księgę prowadzili:” i poniżej: Imię i nazwisko, od ... do ...).W takim razie nie mamy wątpliwości, kto bierze odpowiedzialność za zamieszczone w niej treści. Do niektórych ksiąg dołączamy segregatory, w których będziemy gromadzić załączniki (patrz poniżej).

 

Archiwizacja ksiąg. Księgi są własnością Zakonu. Rada Prowincjalna zobowiązuje zarządy naszych wspólnot, aby sporządziły listę starych ksiąg, będących w posiadaniu wspólnoty. Księgi te winny być zarchiwizowane w szafie wspólnoty, zamykanej na klucz, ewentualnie w mieszkaniu przewodniczącego lub innej osoby upoważnionej przez Radę wspólnoty, bądź przekazane do sekretariatu w Krakowie.

 

Przekazywanie ksiąg. Po ukonstytuowaniu się nowej Rady, ustępujący przewodniczący powinien przekazać nowemu przewodniczącemu listę ksiąg zarchiwizowanych i aktualnie prowadzonych, a wraz z tą listą wszystkie księgi wraz z cała dokumentacją wspólnotową.

 

Raz w roku Rada Wspólnoty powinna zbadać księgi i dokonać stosownego wpisu (np. „Sprawdzono dnia …. Następują podpisy członków Rady). Może to się odbyć podczas sporządzania corocznego sprawozdania (patrz Statut Krakowskiej Prowincji OCDS § 21, 22 i 23).

Natomiast skarbnik wspólnoty (patrz Konstytucje, punkt 55) powinien co sześć miesięcy przedstawić Radzie raport ze stanu finansów oraz księgę finansową do wglądu i podpisu.

Design by Premium templates in association with Free Joomla 2.5 templates