Instrukcja Prowadzenia Ksiąg we Wspólnocie

 

KRAKOWSKA PROWINCJA

ŚWIECKIEGO ZAKONU KARMELITÓW BOSYCH

 

INSTRUKCJA

PROWADZENIA KSIĄG

WE WSPÓLNOCIE

 

 

KRAKÓW 2012

  

 


  

WSTĘP

 

Celem instrukcji jest podanie wskazówek i rad osobom odpowiedzialnym za księgi wspólnotowe oraz w miarę możliwości ujednolicenie ich prowadzenia. Mamy nadzieję, że podane tu wytyczne – wraz z propozycją nabycia zeszytów w twardej oprawie – zaoferują potrzebną w tym względzie pomoc.

Zgodnie z zapisem Statutu „do ksiąg prowadzonych w każdej wspólnocie lokalnej należa: księga członków świeckiego Zakonu,księga protokołów ze spotkań, kronika oraz księga finansowa” (§ 21, punkt 1, str. 57). Zostały tam wymienione zasadniczo cztery księgi. Biorąc jednak pod uwagę, że spotkania Rady Wspólnoty, miesięczne spotkania całej Wspólnoty oraz spotkania formacyjne mają nieco odrębny charakter i są protokołowane przez różne osoby, proponujemy rozbicie Księgi protokołów ze spotkań na trzy odrębne księgi. Nazwiemy je: Księgą protokołów Rady Wspólnoty, Księgą spotkań Wspólnoty i Księgą spotkań formacyjnych. Są one ponownie wymienione poniżej.

Poszczególne księgi Wspólnoty to zeszyty o ustalonym i jednakowym formacie (ewentualnie oprócz Kroniki). Wydaje się, że najbardziej poręcznym formatem jest format B 5 (17,6 x 25,0 cm), który Wam proponujemy. Zeszyty takie – w twardej oprawie z obrazem Matki Bożej szkaplerznej (mal. Karmelitanka Bosa z Koszyc), liczące 160 stronnic, w linie lub w kratkę – można nabyć w sekretariacie w Krakowie.

Każda z ksiąg powinna być starannie zatytułowana. Pełny tytuł księgi umieszczamy na tzw. stronie tytułowej, zazwyczaj trzeciej (patrz załącznik nr 1). Natomiast na okładce księgi możemy podać tytuł księgi w formie skróconej (załącznik nr 2). Kolejne stronnice księgi winny być ponumerowane.

Zakładając nową księgę, należy pamiętać o stosownym zapisie na ostatniej zapisanej stronie starej księgi (np: „Ciąg dalszy, patrz tom II”). I stronie tytułowej nowej księgi („tom II”). Wskazane też jest podanie nazwisk osób prowadzących zapisy. Taką adnotację można umieścić w chwili przejmowania prowadzenia księgi ( w tekście) lub zamieścić ją na samym końcu księgi w formie listy („Księgę prowadzili:” i poniżej: Imię i nazwisko, od ... do ...).W takim razie nie mamy wątpliwości, kto bierze odpowiedzialność za zamieszczone w niej treści. Do niektórych ksiąg dołączamy segregatory, w których będziemy gromadzić załączniki (patrz poniżej).

 

Archiwizacja ksiąg. Księgi są własnością Zakonu. Rada Prowincjalna zobowiązuje zarządy naszych wspólnot, aby sporządziły listę starych ksiąg, będących w posiadaniu wspólnoty. Księgi te winny być zarchiwizowane w szafie wspólnoty, zamykanej na klucz, ewentualnie w mieszkaniu przewodniczącego lub innej osoby upoważnionej przez Radę wspólnoty, bądź przekazane do sekretariatu w Krakowie.

 

Przekazywanie ksiąg. Po ukonstytuowaniu się nowej Rady, ustępujący przewodniczący powinien przekazać nowemu przewodniczącemu listę ksiąg zarchiwizowanych i aktualnie prowadzonych, a wraz z tą listą wszystkie księgi wraz z cała dokumentacją wspólnotową.

 

Raz w roku Rada Wspólnoty powinna zbadać księgi i dokonać stosownego wpisu (np. „Sprawdzono dnia …. Następują podpisy członków Rady). Może to się odbyć podczas sporządzania corocznego sprawozdania (patrz Statut Krakowskiej Prowincji OCDS § 21, 22 i 23).

Natomiast skarbnik wspólnoty (patrz Konstytucje, punkt 55) powinien co sześć miesięcy przedstawić Radzie raport ze stanu finansów oraz księgę finansową do wglądu i podpisu.


 

1. Księga członków Wspólnoty Świeckiego Zakonu Karmelitów Bosych

 

Księga członków (w porządku chronologicznym) świeckiego Zakonu powinna zawierać:

- liczbę porządkową (lp.)

- imię i nazwisko (także panieńskie) członka świeckiego Zakonu

- dokładny adres zamieszkania z telefonem stacjonarnym i komórkowym, adresem elektronicznym i skejpem

- datę i miejsce urodzenia

- stan cywilny

- wykształcenie

- zawód

- tytulację (predykat zakonny)

- datę przyjęcia do świeckiego Zakonu na okres formacji

- datę złożenia przyrzeczeń pierwszych i definitywnych oraz ślubów

- datę zgonu

- pełnione funkcje i okres ich trwania

- dzień imienin (jeśli osoba nie obchodzi imienin, podajemy dzień urodzin)

- uwagi, miejsce na inne informacje

 

Prowadzący księgę powinien przestrzegać norm prawnych o ochronie danych osobowych. Księgę uaktualniamy na bieżąco, uwzględniając zmiany dotyczące członków wspólnoty (wstąpienie, złożenie przyrzeczeń, zmiana telefonu lub adresu, zgon itd.).

 

Segregator

Proponujemy, by w segregatorze do tej księgi zachować kopie ankiet personalnych przesłanych do sekretariatu w Krakowie, a także inne sprawy personalne (prośby o złożenie lub zwolnienie z przyrzeczeń i ślubów, dyplomiki itp. Nosić on będzie tytuł:

Załączniki. Księga członków wspólnoty

 


2. Księga protokołów Rady Wspólnoty

W księdze tej podajemy informacje w sposób zrozumiały i krótki, a więc:

- datę spotkania

- listę obecnych

- sprawy omówione lub tylko poruszone (krótka i ogólna notatka)

- podjęte postanowienia (zapis konieczny)

- podpis przewodniczącego i protokolanta

 

Sporządzony protokół winien być głośno odczytany na kolejnym spotkaniu Rady, w razie potrzeby skorygowany i dopiero wtedy podpisany.

 

NB. Spis dokumentów normatywnych. Przewodniczący Rady powinien zadbać o to, aby przechowywać w jednym, łatwo dostępnym miejscu kompletny zbiór ważnych dokumentów. Ponieważ Rada ma się nimi kierować w podejmowaniu wszelkich decyzji, winny być one „pod ręką” na każdorazowym posiedzeniu Rady. Proponujemy, aby dokładny spis takich ważnych dokumentów umieścić na wewnętrznej stronie okładki Księgi protokołów Rady i w zapisie podać, gdzie są one przechowywane. Chodzi o następujące dokumenty:

a Konstytucje z 2003 r.

b Statut Krakowskiej Prowincji z 2006 r.

c Rytuał z 1990 r.

d Duszpasterska Posługa Karmelitów Bosych Świeckiemu Zakonowi z 2006r.

e Zasady i program formacji (Ratio Insitutionis) z 2009 r.

f. Procedura usunięcia za Świeckiego Zakonu Karmelitów Bosych z 2006 r.

 


3. Księga spotkań wspólnoty

Księga ta powinna zawierać:

- datę spotkania

- notatkę o obecności (listę obecnych lub zapis: „wszyscy, oprócz…”.

- schematyczny przebieg spotkania

- podjęte decyzje

- podpis przewodniczącego i sekretarza

 

Segregator

W segregatorze do tej księgi należy zachować m. in. kopię rocznego sprawozdania i kopię Programu życia i posługiwania. Nosić on będzie tytuł: Załączniki. Księga spotkań wspólnoty. W segregatorze tym mogą być również przechowywane listy obecności.


 

4. Księga spotkań formacyjnych

W tej księdze zapisujemy:

- datę spotkania

- listę obecności

- temat spotkania

- nazwisko wygłaszającego konferencję

- ważne informacje podane do wiadomości formowanym

- inne punkty spotkania

- podpis Odpowiedzialnego za formację

 


5. Księga finansowa

Księga finansowa obejmuje informację o przychodach i rozchodach finansowych wspólnoty.

Przy przychodach należy podać:

- numer kolejny operacji

- datę

- nazwisko wpłacającego

- tytuł przychodu i kwotę

- podpis skarbnika

 

Przy rozchodach wpisujemy:

- numer kolejny operacji

- datę

- nazwisko odbiorcy

- tytuł rozchodu i kwotę

- podpis skarbnika

 

Segregator

W segregatorze do tej księgi należy zachować rachunki, paragony, opisy operacji bezrachunkowych itp. oraz kopię rocznego sprawozdania finansowego. Segregator ten będzie nosił tytuł:

Załączniki. Księga finansowa.


6. Kronika

Kronika jest wizytówką wspólnoty. Ze względu na jej reprezentacyjny charakter należy zadbać i jej szatę graficzną i piękną prezentację. O ile Księgę spotkań Wspólnoty można prowadzić w sposób schematyczny, kronikę postarajmy się pisać językiem pięknym i bogatym.

Opiszmy w niej zarówno wydarzenia nadzwyczajne z życia wspólnoty, jak również (przynajmniej od czasu do czasu) te najbardziej zwyczajne, na przykład przebieg miesięcznego spotkania, działalność diakonii, obchody imienin, odwiedziny chorych, odbyte rekolekcje, wyjazd rekreacyjny itd., w ten sposób, aby kronika zilustrowana fotografiami prezentowała całość wspólnoty.

Ze względu na liczne zdjęcia proponujemy, aby odchodząc od przyjętego formatu dla innych ksiąg, zaadoptować album na kronikę i w nim umieszczać zarówno fotografie, jak i teksty. Jest to z pewnością lepsze rozwiązanie niż prowadzenie zeszytu – kroniki, i albumu, bądź opuchniętego od zdjęć zeszytu..


* * * * * * *

 

Powyższa instrukcja została zatwierdzona na posiedzeniu Rady Prowincjalnej w Krakowie, dnia 29 września 2012 r. Zasady w niej podane obowiązują wszystkie wspólnoty od 1 stycznia 2013r. Natomiast założenie kompletu nowych ksiąg powinno nastąpić w ciągu dwóch lat, to znaczy najpóźniej do 31 grudnia 2014 r.

 

o. Łukasz Kasperek OCD

delegat Prowincjała ds. OCDS

 

Rita Widuch

Przewodnicząca Rady Prowincjalnej OCDS

 

Design by Premium templates in association with Free Joomla 2.5 templates